Archiwizacja dokumentów – na czym polega?

Na co zwracać uwagę, wybierając taśmę LED?
Maj 22, 2014
Do czego nam się przydają tłumaczenia ustne?
Maj 23, 2014
od zera do biznesmena

Zgodnie z przepisami prawa polskiego, wszystkie jednostki państwowe oraz niepaństwowe, prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są do archiwizacji dokumentów, zarówno jawnych, jak i niejawnych, bez względu na rodzaj ich tajności.

Zanim dokładnie wyjaśnione zostaną sposoby przechowywania różnych akt, warto wytłumaczyć sobie, czym tak naprawdę jest archiwizacja dokumentów. Mianowicie pojęciem tym określa się proces tworzenia, ochrony oraz segregowania dokumentów, które właściwie przygotowane i oznaczane są gromadzone przez daną jednostkę w określonych latach. Po upływie minionego czasu przekazywane zostają do archiwum państwowego, traktowane są już jako nieaktualne bądź nie podlegające archiwizacji i przekazywane do zniszczenia.

Archiwizacja dokumentów przebiega według określonego schematu, w czasie którego aktom nadaje się odpowiednie oznaczenia. Pierwsza kategoria – A stanowi materiały archiwalne, które posiadają historyczną wartość. Niemożliwe jest dokonanie ich zniszczenia, gdyż muszą być przechowywane wiecznie. Kolejna kategoria – B obejmuje zbiór dokumentów niearchiwalnych i posiada odpowiednie podgrupy. Symbolem „Bc” określa się rodzaj akt, które po upływie określonego czasu przekazuje się do zniszczenia. Archiwizacja dokumentów wykorzystuje jeszcze inne symbole, m.in. „B+”cyfrę arabską. Skrót oznacza taki typ akt, które wykazują się pewną wartością użytkową w danym czasie. Po jego upływie poddawane są procesowi brakowaniu. Mianem cyfry arabskiej w tym wypadku określa się liczbę lat przechowywania danych dokumentów. Bardzo podobnym do wyżej opisanego symbolu jest skrót „BE”+cyfra arabska. Oznacza rodzaj dokumentów, które po upływie ustawowego czasu podlegają procesowi ekspertyzy z uwagi na posiadaną treść, znaczenie oraz charakter. Czynność przeprowadzana jest w archiwum państwowym przez wykwalifikowany w tym temacie zespół ludzi.

Mówiąc o archiwizacji dokumentów bardzo często pojawia się słowo materiały archiwalne, które również wymagają kilku słów wyjaśnienia. Otóż tym pojęciem określa się różnego rodzaju akta oraz dokumenty korespondencyjne, techniczne, finansowe, statystyczne oraz wiele innych, które posiadają wartość użytkową dla historii oraz kultury. Ten rodzaj akt nie ulega zniszczeniu i musi być przechowywany wieczyście w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu w archiwum państwowym. Kolejnym pojęciem są materiały niearchiwalne, które stanowią rodzaj dokumentów, które po upływie określonego czasu nie muszą być archiwizowane, dlatego z powodzeniem mogą być zniszczone.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Blue Captcha Image
Refresh

*